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Administracion de proyectos y el diseño
por Julio Enrique Muñoz del Bosque
munozdelbosque@gmail.com
La administración de proyectos es una disciplina interesante que puede ayudar a enriquecer de manera notoria el perfil profesional de un diseñador, y aunque es utilizada desde hace tiempo por algunos diseñadores, es mucha más conocida y utilizada por otras profesiones como la arquitectura, las ingenierías y la administración, entre otras. La importancia de conocer esta disciplina toma mayor validez cuando tomamos en cuenta que, por increíble que parezca, dentro de muchas compañías existen profesionistas (químicos, educadores, médicos, comunicadores, abogados, veterinarios, y por supuesto diseñadores) que ocupan posiciones enfocadas en actividades administrativas, y dentro de éstas, la de administrar proyectos. Con base en esta información, se presentan algunas definiciones de los elementos más importantes a tomar en cuenta en esta disciplina.
Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o servicio también único.

La administración de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.
La mayoría de los proyectos cuentan con los siguientes atributos:
-Tienen un objetivo principal por cumplir, el cuál se compone de otros objetivos particulares. Este objetivo debe ser realista, sustentable, y medible.

-Las actividades están programadas en un calendario con tiempos de duración establecidos que se deben respetar.
-Cada proyecto puede tener diferentes niveles de complejidad, lo cuál va a depender de los factores y las actividades que lo compongan.
-Cada proyecto puede requerir de recursos económicos, materiales, y humanos diferentes.
-Se debe definir una estructura organizacional con roles y responsabilidades, desde el líder del proyecto, hasta los encargados de una actividad en específico.

-Establecer sistemas de control e información. Esto significa tener todas las etapas y actividades del proyecto documentadas con detalle, así como también mantener una comunicación constante con todos los participantes.
De acuerdo al Project Management Institute (PMI, por sus siglas en inglés), todo proyecto tiene las siguientes características:
-Es temporal, porque tiene un principio y un final definidos.
-Desarrollan productos, servicios, ó resultados únicos.
-Tienen una elaboración gradual, es decir, se desarrollan en diferentes pasos.

El seguimiento es una parte fundamental en la administración de proyectos, se basa en tener una adecuada visibilidad sobre la situación del proyecto, tanto para conocer el progreso logrado como para detectar algún problema que se pudiera presentar con anticipación.
Las herramientas mas usadas  en la administración de proyectos son reuniones, revisiones, y reportes. Conviene que todo el equipo envíe reportes del grado de avance de sus actividades, de manera sencilla de entender. Los reportes deben informar: Progreso, Alcance, Tiempos, Costes, Rentabilidad, Riesgos, Problemas, Recursos Humanos y Materiales, entre otros.
Las tres restricciones que se deben de tomar dentro de cualquier proyecto son: Tiempo (fechas de inicio, de fin, y tiempo de duración que debe tener cada actividad), Costos (definir exactamente el presupuesto que se va a destinar a cada proyecto, incluyendo los imprevistos), y Alcance (cumplir con todos los requerimientos y especificaciones solicitados por el cliente, así como establecer donde comienzan y terminan las actividades de cada participante).
Antes de comenzar cualquier proyecto, se debe redactar una carta llamada en inglés “Project Charter”, donde deben de quedar establecidos por escrito todos los puntos a tomar en cuenta dentro del proyecto, como objetivos, participantes, fechas de revisión, y entrega de hitos (osea, los elementos entregables para medir el progreso de cada proyecto).
Adicionalmente, se debe redactar y planear un documento llamado WBS (“Work Breakdown Structure”), el cuál es una descomposición jerárquica que debe contemplar todos los niveles de sub-actividades que compondrán las actividades principales de nuestro proyecto, así como la duración, recursos materiales y humanos, y los costos de cada una.
Cada proyecto siempre se deberá asignar un líder ó gerente de proyecto, que deberá contar con la experiencia suficiente para visualizar el proyecto en un plano general desde su comienzo hasta su finalización, además de supervisar el avance en cada una de las actividades, los participantes, y los factores que intervienen en el desempeño del proyecto en general.
Dentro de los métodos de gestión que existen para administrar proyectos, el más utilizado son los diagramas de Gantt, el cual es un diagrama de barras que indica visualmente el incio y fin de cada actividad, así como la relación que existe entre cada una de las actividades. Adicionalmente, existen otras herramientas como PERT y la cadena crítica.
Aunque siempre haya una planeación previa, se debe de pensar con anticipación cuáles son todas las cosas que podrían salir mal y los problemas que se podrían presentar para prevenirlos, y en su caso, contar con un “plan B” para resolverlos. Dentro de este punto también deben considerarse los temas presupuestales (crisis, devaluación, inflación, impuestos, pagos de trámites legales, etc.), aún cuando esa no sea nuestra tarea como diseñadores.
Cuando se utilizan esta disciplina de manera de adecuada se pueden obtener muy buenos resultados para lograr que cada proyecto sea realizado con el menor tiempo, costo y esfuerzo posible•

Fecha de publicación: 29 de marzo 2012

Bibliografía:
-http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_proyectos
-La información de esta sección procede del PMBOK Tercera Versión en Español Project Management Institute. «Capítulo 1». Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (3ª edición). ISBN 1-930699-73-5.
-http://www.project-management-knowledge.com/definitions/c/communication-in-project-management/

Julio Enrique Muñoz del Bosque (12 enero 1982), Diseñador Gráfico egresado de la Universidad La Salle, Maestría en Administración egresado de la Universidad Intercontinental, curso en Administración de proyectos con Microsoft Project en la UNAM. Cuenta con más de cinco años de experiencia profesional en la coordinación de proyectos de diseño de materiales de empaque en la industria farmacéutica a nivel América Latina. Profesor de la materia de Envase y embalaje para la exportación en la Licenciatura en Comercio y Negocios Internacionales de la Universidad La Salle.
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